Những thứ cần chuẩn bị khi tổ chức sự kiện khai trương

Lễ khai trương là dịp đặc biệt quan trọng đối với những ai đã đang và sẽ mở cửa hàng hoặc doanh nghiệp. Lễ khai trương không thể chuẩn bị qua quýt được, nó đòi hỏi có sự tỉ mỉ và cẩn thận. Bởi đây sẽ là điểm khởi đầu cho quá trình hoạt động kinh doanh sau này của đơn vị. Bạn có biết tổ chức sự kiện khai trương cần chuẩn bị những gì? 

Tìm hiểu thêm:

• Cách làm lồng đèn bằng hoa sen
• Cách làm bánh trung thu rau câu đơn giản

ĐẶT MÂM CÚNG KHAI TRƯƠNG

Sự kiện tổ chức lễ khai trương có ý nghĩa gì?

Lễ khai trương ấn tượng sẽ để lại dấu ấn khó phai trong lòng khách hàng cũng như chủ nhân của nó. Ngoài việc thể hiện rằng doanh nghiệp của bạn đã bắt đầu vào hành trình kinh doanh mà còn có nhiều lợi ích khác nữa.

Việc tổ chức lễ khai trương mang lại nhiều may mắn, niềm vui, hứng khởi cho doanh nghiệp. Về mặt tâm linh, lễ khai trương thuận lợi còn là khởi đầu của sự may mắn. Công việc kinh doanh của đơn vị sẽ hanh thông, suôn sẻ hơn theo thời gian. Thêm nữa, tại các buổi lễ khai trương, chúng ta thường mời đến nhà báo hoặc các đơn vị truyền thông, bạn bè và đồng nghiệp. Đây là dịp tốt để bạn quảng bá thương hiệu, xây dựng mối quan hệ với các đối tác. Những khách hàng tiềm năng mới cũng sẽ được khai thác từ đây. Đối với nội bộ công ty, việc tổ chức lễ khai trương sẽ là dịp để mọi người tìm hiểu, thể hiện tinh thần tập thể.

Quy trình tổ chức buổi lễ khai trương cụ thể

Khi đặt ra vấn đề tổ chức sự kiện khai trương cần chuẩn bị những gì thì điều chúng ta phải quan tâm nhất chính là quy trình tổ chức. Một quy trình tổ chức chặt chẽ sẽ giúp buổi lễ diễn ra suôn sẻ và đúng theo nguyện vọng của doanh nghiệp.

Xác định mục đích và lý do tổ chức sự kiện

Nhiều người sẽ nghĩ, lễ khai trương chỉ là để thông báo việc mình sẽ tiến hành kinh doanh hay hoạt động ở một lĩnh vực nào đó tại đây. Tuy nhiên, thực tế lại khiến bạn phải suy nghĩ lại. Đối với các tổ chức, đơn vị lớn muốn quảng bá thương hiệu thì khai trương là dịp tốt nhất. Không phải trả phí, gặp gỡ được nhiều đối tác là lợi thế của buổi lễ mang lại.

Do vậy, khi lên kế hoạch tổ chức khai trương, bạn phải xác định được mục đích và lý do tổ chức cụ thể. Từ đó, bạn sẽ đưa ra những quyết sách phù hợp về số lượng khách mời, sản phẩm cần giới thiệu… Muốn làm được điều này, bạn phải nắm rõ được phương châm hoạt động, văn hóa công ty và hình thức doanh nghiệp. Một buổi khai trường chất lượng phải đáp ứng được yêu cầu về mục đích và lý do tổ chức sự kiện.

Xác định thời gian diễn ra sự kiện

Lễ khai trương là một sự kiện lớn, đánh dấu bước ngoặt phát triển của doanh nghiệp. Do vậy, thời gian tổ chức cũng cần được cân nhắc và phải phù hợp về các yếu tố tâm linh và nhu cầu người sử dụng.

Hiện nay, lễ khai trương thường được tổ chức vào các ngày cuối tuần hoặc dịp lễ tết. Bởi đây là khoảng thời gian rảnh, người dân có nhu cầu mua sắm nhiều nhất. Thêm nữa, bạn cũng phải ước lượng chính xác khoảng thời gian diễn ra sự kiện, càng cụ thể càng tốt. Ví dụ như giới thiệu khách mời, cắt băng khánh thành trong bao lâu, ý kiến chỉ đạo, phát biểu của chủ doanh nghiệp…

Địa điểm tổ chức lễ khai trương

Đối với những cửa hàng nhỏ, thông thường lễ khai trương sẽ được tổ chức tại địa điểm kinh doanh. Ở đây, sau khi cắt băng khánh thành, khách mời sẽ được thiết đãi một bữa tiệc ngọt nhỏ. Điều này thể hiện thái độ biết ơn, cảm kích của gia chủ vì đã dành chút thời gian đến dự khai trương.

Đối với những doanh nghiệp lớn, họ thường tác biệt phần lễ và hội riêng ra. Phần lễ sẽ được diễn ra tại địa điểm kinh doanh. Phần hội được tổ chức tại các nhà hàng, khách sạn. Đây là khoảng thời gian giao lưu, thiết lập mối quan hệ đối với các đối tác.

Xác định đối tượng khách mời cho buổi khai trương

Như đã nói ở trên, khách mời tham dự buổi khai trương rất có thể là đối tác hoặc khách hàng tiềm năng của bạn trong tương lai. Dịp lễ khai trường chính là thời điểm tốt nhất để bạn show ra những sản phẩm và lợi thế mình có, tạo ấn tượng tốt với họ.

Đây cũng sẽ nằm một phần trong kế hoạch truyền thông của công ty bạn đấy. Do vậy, những dự định này cần thể hiện cụ thể rõ ràng và hoàn thành trước thời gian buổi lễ diễn ra khoảng 1-2 ngày. Đây là thời gian lý tưởng để bạn định hình cũng như thay đổi nếu cần thiết.

Kinh nghiệm chuẩn bị buổi khai trương hoàn hảo

Tổ chức sự kiện khai trương cần chuẩn bị những gì để có được sự hoàn hảo nhất? Chắc chắn rằng, đến thời điểm hiện tại, bạn không phải là người duy nhất tiến hành lễ khai trương. Do vậy, bạn hoàn toàn có thể học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm từ những người đi trước.

Xây dựng mục tiêu hiệu quả cho buổi khai trương

Mục tiêu khác với lý do, mục đích của buổi khai trương nhé. Mục tiêu là điều bạn đặt ra để thực hiện trong ngày trọng đại này. Mục tiêu phải bám sát thực tế, điều kiện doanh nghiệp. Càng đề ra mục tiêu cụ thể bao nhiêu thì việc thực hiện càng dễ dàng bấy nhiêu. 

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh thì mục tiêu họ đặt ra sẽ là số lượng hàng hóa bán ra hoặc doanh thu trên sản phẩm. Đây sẽ là những con số biết nói thể hiện sức hút của công ty, cửa hàng bạn đối với khách hàng. Ngoài ra, bạn cũng có thể lên kế hoạch thống kê lượt tiếp cận, cảm nhận của khách hàng trong ngày khai trương. Thậm chí, hãy xác định cả mục tiêu mong muốn khách hàng nhận diện thương hiệu của mình như thế nào nhé. Chắc chắn rằng, những số liệu này tuy nhỏ nhưng sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn trong công cuộc kinh doanh sau này.

Một buổi lễ khai trương hoàn hảo cần được chuẩn bị từ sớm

Thời gian chuẩn bị quyết định khá lớn đến thành công của một buổi lễ khai trương. Do vậy, để buổi lễ diễn ra suôn sẻ thì bạn hãy lên kế hoạch chuẩn bị cho nó từ sớm. Chuẩn bị càng sớm thì bạn sẽ có thời gian sắp xếp mọi thứ hợp lý nhất.

Ngay khi có ý định tổ chức buổi lễ khai trương, hãy liên hệ ngay với đơn vị tổ chức sự kiện uy tín nhé. Bởi, với mùa cao điểm sự kiện, thật khó để bạn tìm được một nơi ưng ý. Đừng vì sự chủ quan, trì trệ của mình mà bạn lại mất công tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ khác, mất nhiều thời gian và công sức.

Thêm nữa, nếu như bạn tổ chức khai trương trực tiếp tại cửa hàng thì đừng quên chuẩn bị bánh kẹo, trái cây hoặc một vài món quà nhỏ tri ân khách hàng nhé. Những việc làm tuy nhỏ nhưng sẽ là dấu ấn tạo điểm nhấn trong mỗi người đến tham gia buổi tiệc.

Trong điều kiện bạn tiến hành buổi lễ tại nhà hàng hoặc khách sạn, hãy chỉnh chu trong mọi thứ nhé. Sau khi đặt bàn và sắp xếp, bạn nên dành thời gian để kiểm tra thực đơn, chất lượng món ăn trước. Đừng để đến lúc bữa tiệc diễn ra, mọi thứ không diễn ra như bạn mong muốn.

Tùy thuộc vào khả năng tài chính để xác định quy mô bữa tiệc

Đúng là buổi lễ khai trương có ý nghĩa hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, bạn cũng đừng vì thế bỏ quá nhiều chi phí vào hoạt động này. Theo kinh nghiệm của người đi trước, dự tính, bạn nên bỏ ra 20% kinh phí tiếp thị thị trường cho hoạt động khai trương. Mức chi phí này là hợp lý. Bạn sẽ vẫn có thể tổ chức thành công buổi tiệc, đồng thời vẫn có đủ chi phí để tiến hành quảng bá sản phẩm trong thời gian tới.

Tổ chức các mini game

Các game chơi thường thu hút sự tham gia đông đảo của mọi người. Hoạt động này sẽ giúp bạn tiếp cận được thêm nhiều khách hàng hơn, tăng tính nhận diện thương hiệu.

Phân bổ nhân sự cân đối

Trong buổi lễ khai trương hẳn sẽ có rất nhiều việc. Bạn không thể gánh hết mọi việc được mà phải chia đều cho nhiều người. Một số công việc chính cần được phân bổ nhân sự như sau:

Nhân viên chạy sự kiện lo setup âm thanh, ánh sáng, chạy trình chiếu và các thiết bị khác trong buổi lễ.

Nhân viên PR, lễ tân chuẩn bị cho việc tiếp đón quan khách, giới thiệu sản phẩm.

Chủ doanh nghiệp và lãnh đạo (nếu có) sẽ cắt băng khánh thành.

Người dẫn chương trình. Đây là người khá quan trọng bởi họ sẽ chủ động dẫn dắt chương trình và thông báo những thông tin quan trọng cho toàn thể quan khách được biết.

Ngoài ra, buổi tiệc khai trương cũng sẽ có sự góp mặt của thợ chụp ảnh- người ghi lại khoảnh khắc đẹp đẽ của chương trình. Bộ phận phục vụ văn nghệ cũng nên có để tạo không khí thoải mái cho buổi tiệc.

Mâm cúng sự kiện khai trương cần chuẩn bị những gì?

Với một sự kiện có sức ảnh hưởng lớn như khai trương, mâm lễ cúng cũng cần được quan tâm. Mâm lễ cúng thể hiện sự thành tâm của mình đối với công việc, mong cầu thổ thần phù hộ cho việc làm ăn thuận buồm xuôi gió.

Thực ra, không có một nguyên tắc cụ thể nào được đặt ra khi bạn sắp xếp mâm đồ cúng lễ khai trương.Tùy thuộc vào khả năng của mỗi người mà món đồ sẽ khác nhau. Tuy nhiên, dù thế nào thì bạn cũng không thể bỏ sót một số vật dụng quan trọng: mâm ngũ quả, 3 chén chè, 3 dĩa xôi, 3 bát cháo trắng, 2 cây nến, lọ hoa, nhang, trầu cau, đồ vàng mã, thịt gà luộc, đầu heo quay. Tùy theo nếp sống, văn hóa vùng miền mà những vật tế cúng có thể thay đổi để phù hợp hơn.

Có thể thấy rằng, việc tổ chức sự kiện khai trương cần chuẩn bị những gì vẫn là mối bận tâm của nhiều người. Ai cũng vậy, khi bắt tay vào công việc, họ luôn muốn mọi việc diễn ra suôn sẻ, thuận buồm xuôi gió. Một buổi lễ khai trương không thể hiện toàn bộ thành quả kinh doanh của mọi người. Thế nhưng, đây lại là bước khởi đầu quan trọng. Do vậy, hãy thật tỉ mỉ để chuẩn bị để mọi việc diễn ra thuận lợi nhé. Nó không chỉ là buổi tiệc của riêng bạn mà còn là bộ mặt, là uy tín thương hiệu mà bạn đang gây dựng đấy.

^{[ khai trương cửa hàng | khai trương công ty | hướng dẫn tổ chức sự kiện khai trương | mâm cúng khai trương | mâm cúng khai trương cần lễ vật gì | lễ cúng khai trương | cúng khai trương ngày nào tốt | sự kiện khai trương quy mô vừa và nhỏ | sự kiện khai trương quy mô lớn ]}